Wezwanie do zapłaty – kiedy i jak je wysłać?

Wprowadzenie

Wezwanie do zapłaty to pierwszy krok w procesie windykacji należności. Choć nie jest obowiązkowe przed wystąpieniem z pozwem do sądu, jego wysłanie może uchronić Cię przed kosztownymi i czasochłonnymi postępowaniami sądowymi. Dłużnik często ureguluje zobowiązanie po otrzymaniu formalnego wezwania, zdając sobie sprawę z powagi sytuacji. Poniżej wyjaśniamy, kiedy warto wysłać wezwanie do zapłaty, jak je poprawnie sformułować oraz jakie konsekwencje prawne może ono wywołać.

1. Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty warto wysłać w następujących sytuacjach:

Dłużnik nie płaci w terminie – jeśli minął termin płatności określony w umowie, fakturze lub w przepisach, a dłużnik nie uiścił należności.
Dłużnik ignoruje upomnienia – jeśli wysłałeś już nieformalną wiadomość e-mail lub upomnienie telefoniczne, a dłużnik nie zareagował.
Przed wystąpieniem do sądu – wezwanie do zapłaty może skłonić dłużnika do dobrowolnej zapłaty, co oszczędzi Ci czasu i kosztów sądowych. Dodatkowo, w przypadku postępowania sądowego, dłużnik będzie obciążony odsetkami od dnia doręczenia wezwania.
Chcesz zabezpieczyć dowód wysłania wezwania – wezwanie przesłane listem poleconym lub za potwierdzeniem odbioru stanowi dowód, że dłużnik był powiadomiony o wierzytelności i jej terminie zapłaty.

2. Jakie elementy powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Aby wezwanie do zapłaty było skuteczne i profesjonalne, powinno zawierać następujące elementy:

Dane wierzyciela – pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko osoby fizycznej, adres, NIP, dane kontaktowe.
Dane dłużnika – pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko osoby fizycznej, adres.
Datę i miejsce sporządzenia wezwania.
Tytuł dokumentu – „Wezwanie do zapłaty".
Opis zobowiązania – dokładne określenie, z jakiego tytułu powstała wierzytelność (np. „nieopłacona faktura nr 12/2024 z dnia 15.10.2024 r. za dostawę materiałów budowlanych").
Kwotę należności głównej – precyzyjnie wskazać kwotę do zapłaty.
Odsetki – jeśli dłużnik opóźnia się z płatnością, masz prawo naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie (obecnie ok. 11-12% w stosunku rocznym). Wskaż kwotę odsetek naliczonych do dnia wysłania wezwania oraz informację, że odsetki są naliczane dalej.
Termin zapłaty – określ konkretny termin (np. 7 lub 14 dni od daty doręczenia wezwania), w którym dłużnik powinien uregulować zobowiązanie.
Sposób zapłaty – numer konta bankowego, na który należy przelać środki.
Konsekwencje braku zapłaty – poinformuj, że brak zapłaty w wyznaczonym terminie skutkuje skierowaniem sprawy na drogę sądową lub do komornika, oraz że dłużnik będzie obciążony dodatkowymi kosztami (np. kosztami procesu, opłatami sądowymi).
Podpis – podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wierzyciela.

3. Jak wysłać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty możesz wysłać na kilka sposobów:

List polecony za potwierdzeniem odbioru – najskuteczniejsza forma. Otrzymasz zwrotne potwierdzenie odbioru (ZPO), które będzie dowodem doręczenia wezwania. Jest to szczególnie istotne w przypadku dalszych kroków prawnych.
E-mail – szybsza i tańsza opcja, ale trudniejsza do udowodnienia w sądzie (chyba że dłużnik potwierdzi odbiór wiadomości).
Korespondencja kurierska – analogicznie do listu poleconego, ale szybsza. Kurier dostarcza przesyłkę i uzyskuje potwierdzenie odbioru.
Doręczenie osobiste – możesz osobiście doręczyć wezwanie dłużnikowi, prosząc o podpis na kopii dokumentu jako potwierdzenie odbioru.

Najlepsza praktyka: Wysłanie wezwania listem poleconym za potwierdzeniem odbioru + dodatkowo e-mailem (jako powiadomienie). Dzięki temu masz pewność, że dłużnik otrzymał wezwanie, a jednocześnie dysponujesz dowodem doręczenia.

4. Co zrobić, jeśli dłużnik nie odpowiada na wezwanie?

Jeśli dłużnik nie ureguluje należności w wyznaczonym terminie, możesz podjąć dalsze kroki:

Wystąpienie z pozwem do sądu – w postępowaniu cywilnym lub gospodarczym (w zależności od rodzaju wierzytelności). Sąd, po rozpoznaniu sprawy, wyda wyrok nakazujący zapłatę wraz z odsetkami i kosztami procesu.
Wniosek o wydanie nakazu zapłaty – w postępowaniu nakazowym (uproszczona procedura dla wierzytelności pieniężnych). Sąd może wydać nakaz zapłaty bez przeprowadzania rozprawy, jeśli roszczenie jest udokumentowane (np. fakturą, umową).
Skierowanie sprawy do komornika – jeśli posiadasz tytuł wykonawczy (np. wyrok sądowy, nakaz zapłaty z klauzulą wykonalności), możesz złożyć wniosek o wszczęcie egzekucji komorniczej.
Zlecenie windykacji firmie windykacyjnej – firmy windykacyjne zajmują się dochodzeniem należności pozasądowo (telefonicznie, pisemnie), co często prowadzi do szybszego odzyskania pieniędzy.

5. Odsetki ustawowe – od kiedy zaczynają biec?

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych (B2B) zaczynają biec automatycznie po upływie terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze – bez konieczności wysyłania wezwania do zapłaty. W przypadku transakcji z konsumentami (B2C) odsetki zaczynają biec dopiero po wezwaniu dłużnika do zapłaty.

Ważne: Wysłanie wezwania do zapłaty nie jest warunkiem naliczania odsetek w relacjach B2B, ale stanowi dowód, że dłużnik został formalnie poinformowany o kwocie zadłużenia i konsekwencjach braku płatności.

6. Czy wezwanie do zapłaty jest obowiązkowe?

Nie. Prawo nie wymaga wysyłania wezwania do zapłaty przed wytoczeniem powództwa. Możesz od razu skierować sprawę do sądu. Jednak w praktyce wezwanie do zapłaty:

Często prowadzi do polubownego załatwienia sprawy – dłużnik, widząc formalny charakter wezwania, decyduje się na zapłatę.
Daje dłużnikowi szansę na uregulowanie należności bez kosztów sądowych – co może być korzystne także dla wierzyciela (oszczędność czasu i pieniędzy).
Stanowi dowód, że dłużnik był świadomy zobowiązania i miał możliwość dobrowolnej zapłaty przed wszczęciem postępowania sądowego.

7. Wzór wezwania do zapłaty

Poniżej przedstawiamy przykładową strukturę wezwania do zapłaty:

[Dane wierzyciela]
Nazwa firmy / Imię i nazwisko
Adres
NIP:
Telefon, e-mail

[Dane dłużnika]
Nazwa firmy / Imię i nazwisko
Adres

Kraków, dnia [data]

WEZWANIE DO ZAPŁATY

Wzywam do zapłaty kwoty [kwota główna] zł tytułem należności wynikającej z [opis zobowiązania, np. „faktury VAT nr 12/2024 z dnia 15.10.2024 r. za dostawę materiałów budowlanych"].

Termin płatności określony w fakturze upłynął w dniu [data]. Z tego tytułu należą mi się odsetki ustawowe za opóźnienie w kwocie [kwota odsetek] zł (naliczone do dnia [data]).

Łączna kwota do zapłaty: [suma główna + odsetki] zł.

Wzywam do uregulowania powyższej należności w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wezwania, przelewem na rachunek bankowy:
[numer konta]

W przypadku braku zapłaty w wyznaczonym terminie, skieruję sprawę na drogę sądową, co wiązać się będzie z dodatkowymi kosztami (opłata sądowa, koszty zastępstwa procesowego, dalsze odsetki).

Z poważaniem,
[Podpis]

Podsumowanie

Wezwanie do zapłaty to skuteczne narzędzie windykacji należności. Choć nie jest obowiązkowe, może zaoszczędzić Ci czasu i kosztów związanych z postępowaniem sądowym. Pamiętaj, aby:

Dokładnie opisać zobowiązanie, kwotę i odsetki.
Wyznaczyć konkretny termin zapłaty.
Wysłać wezwanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Poinformować o konsekwencjach braku zapłaty.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu wezwania do zapłaty lub dochodzeniu należności – skontaktuj się z Kancelarią FRGA. Pomożemy Ci skutecznie odzyskać pieniądze!